En tant que propriétaire de biens en location touristique, vous connaissez l'importance d'une gestion efficace des arrivées et départs de vos voyageurs. L'envoi manuel des instructions d'accès à chaque fois peut être chronophage et surtout source d'erreurs potentielles. Heureusement, il existe aujourd'hui des solutions pour automatiser ce processus. Cette automatisation vous permettra non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi d'améliorer significativement l'expérience voyageur.
Dans cet article, je vous guide pas à pas pour mettre en place un système d'automatisation efficace de l'envoi des instructions d'accès à votre logement Airbnb. Attention, il s’agit de conseils qui requièrent un minimum d’appétence avec “la technique”. Mais rien de bien méchant, rassurez-vous !
L’article ci-dessous est la synthèse de cette vidéo explicative :
Avant de plonger dans les détails techniques, il est essentiel de comprendre les bénéfices que vous pouvez tirer de cette automatisation.
Le gain de temps est sans doute l'avantage le plus évident : fini l'envoi manuel des instructions pour chaque réservation. Mais ce n'est pas tout.
L'automatisation réduit considérablement les risques d'erreurs ou d'oublis, les informations étant générées et envoyées automatiquement. Vos locataires bénéficient d'une meilleure expérience, recevant les informations au bon moment, de manière claire et structurée.
Enfin, ce système permet une disponibilité 24/7, vos clients pouvant accéder au logement même en cas d'arrivée tardive ou imprévue.
Pour mettre en place ce système, vous aurez besoin de trois éléments principaux :
La première étape consiste à intégrer votre serrure connectée à votre logiciel de Property Management System (PMS). Commencez par choisir une serrure compatible avec votre PMS.
Par exemple, Nuki fonctionne bien avec Beds24. Dans Beds24, allez dans "App & Intégrations", puis sélectionnez votre marque de serrure. Suivez les instructions pour connecter votre compte de serrure connectée à Beds24.
Ensuite, paramétrez la génération automatique des codes. Définissez l'heure de début de validité du code, par exemple 14h le jour d'arrivée, et l'heure de fin de validité, comme 13h le jour de départ. Choisissez également quand le code doit être généré, idéalement 2 jours avant l'arrivée.
Une fois la serrure connectée, il faut configurer l'envoi automatique des instructions. Dans Beds24, allez dans "Gestion des invités" puis "Actions automatiques". Créez une nouvelle action et paramétrez le déclencheur. Choisissez l'événement "Check-in" comme déclencheur et définissez le moment d'envoi, par exemple 2 jours avant à 6h du matin. Rédigez ensuite le message d'instructions. Voici mes conseils :
Enfin, configurez les options d'envoi en choisissant l'option "Envoi intelligent" pour utiliser la messagerie de la plateforme de réservation si possible, sinon l'e-mail.
Pour aller plus loin dans l'automatisation et la communication, vous pouvez utiliser un webhook pour déclencher des actions supplémentaires. Connectez Beds24 à un outil comme Make.com via un webhook et configurez des scénarios pour récupérer plus d'informations sur la réservation.
Vous pouvez également mettre en place un envoi de SMS automatique en utilisant un service comme Twilio via Make.com. Créez un message court avec le code d'accès et un lien vers les instructions complètes. N'hésitez pas à personnaliser et enrichir le contenu des messages en ajoutant des informations utiles sur le parking, le wifi ou les équipements spécifiques. Vous pouvez aussi inclure un lien vers un guide complet du logement.
Pour tirer le meilleur parti de votre système d'automatisation, soyez précis et complet dans vos instructions. Décrivez chaque étape de l'accès au logement en détail et utilisez des repères visuels si nécessaire, comme "la porte bleue au 3ème étage".
Anticipez les questions fréquentes des clients en incluant les informations sur le parking, le wifi et les équipements importants. Précisez les heures d'arrivée et de départ pour éviter les malentendus.
N'oubliez pas d'itérer et d'améliorer constamment votre processus. Analysez les retours des clients et les éventuels problèmes rencontrés, puis ajustez régulièrement le contenu de vos messages pour les rendre plus clairs et efficaces.
En conclusion, l'automatisation de l'envoi des instructions d'accès à vos locations touristiques présente de nombreux avantages. Non seulement vous gagnez un temps précieux, mais vous améliorez également l'expérience de vos clients en leur fournissant des informations claires et précises au bon moment. Avec un peu de configuration initiale et quelques ajustements réguliers, vous pouvez mettre en place un système qui fonctionne presque sans intervention de votre part, vous permettant de vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité de location.
N'hésitez pas à mettre en place ce système d'automatisation dès maintenant. Vous serez surpris de voir à quel point cela peut simplifier votre gestion quotidienne et améliorer la satisfaction de vos clients. Et n'oubliez pas : la clé d'une automatisation réussie réside dans la précision de vos instructions et votre capacité à anticiper les besoins de vos locataires. Bonne automatisation !
